Executar tarefas o melhor possível não implica fazê-lo como uma máquina que não pára para respirar. Por mais que aquilo que se realiza esteja organizado é importante parar. Afinal, o nosso cérebro gosta tanto de concluir processos como preparar-se para o processo seguinte. Há duas coisas que deve fazer entre tarefas. A primeira é o checkpoint, a segunda a transição. Quer seja durante tarefas, quer seja numa leitura, pare antes de avançar.
Por vezes as tarefas são tantas que o objetivo é realizá-las o mais rapidamente e melhor possível. E se pudesse realizar mais tarefas, em menos tempo e com menor esforço incluindo apenas duas rotinas?
Prepare-se que, com a aplicação destes dois momentos, a produtividade poderá aumentar significativamente. O tempo não vai certamente “esticar” e, na verdade, terá de investir alguns minutos (que até podem ser segundos). Curioso? Avance já para a primeira rotina.
Checkpoint
Como se sente quando conclui uma tarefa? Bem, certo? E se quando terminar uma tarefa dizer para si mesmo “[nome da tarefa] check!”. Se tiver escrito a tarefa num caderno faça mesmo um “check”.
Esta rotina ajuda-o a sentir ainda mais o sentimento de conclusão, sentimento muito semelhante a quando se atinge um objetivo.
A título de exemplo. Após enviar um email que tinha de enviar, digo: “Enviar email a Y pessoa por causa da proposta de formação, Check!”. Sinto-me leve e internamente sinto um alívio, mesmo que a tarefa seja apenas enviar um e-mail.
Na leitura podemos e devemos usar a mesma rotina. Esta questão está intimamente ligada ao Spaced Learning e à Leitura Ativa.
Quando estamos a ler um livro a tendência é fazê-lo de forma “corrida” e sem paragens. Mesmo que mudemos de capítulo, secção ou de assunto, continuamos a ler como se toda a informação tivesse a mesma relevância e o mesmo significado.
Faça Checks entre capítulos, seções e assuntos. Assim que terminar um capítulo, uma seção, normalmente evidenciada por um subtítulo, ou reparar que o autor mudou de assunto, pare e pense durante alguns momentos sobre o que leu. Pode mesmo tentar resumir por palavras suas o que leu. Se considerar que reteve e compreendeu a informação faça um “check”.
O Checkpoint é uma confirmação interna de que algo foi atingido.
Transição
Quantas, mas quantas, vezes concluímos uma tarefa e passamos logo para outra? Estudos provam que, para conseguir a alta performance naquilo em que se aplica, a transição deve ser realizada sempre que muda de tarefa. A razão é preparar-se para a tarefa seguinte de forma a manter o mesmo nível de energia e, consequentemente, o mesmo empenho, entusiasmo e profissionalismo.
Assim que terminar uma tarefa e fazer o checkpoint, faça uma pausa (pode mesmo fechar os olhos) de 1 a 2 minutos (em alguns casos bastam segundos), e veja mentalmente como irá realizar a próxima tarefa. Pode ainda colocar estas duas questões:
Ao colocar estas questões está a preparar-se para ativar os melhores recursos internos para a tarefa. Não temos de estar sempre com todos os recursos ativos. Na verdade, é necessário saber gerir os recursos que colocamos em evidência.
Repare ainda que a resposta às duas perguntas que colocou já lhe irão dar a informação que precisa para concretizar a tarefa da melhor maneira.
Nem todas as tarefas têm o mesmo nível de exigência. Assim, a transição entre tarefas depende do tipo de tarefa. Em tarefas simples basta apenas um fechar de olhos por segundos sem nada equacionar.
Na leitura a questão da transição chega a ser mesmo crucial. Há casos em que a retenção e a compreensão de informação aumenta entre 10% a 15% somente por existir uma transição entre capítulos, seções e assuntos.
O segredo está em preparar-se da melhor maneira para o passo seguinte, diminuindo o nível de imprevisto e a hipótese de fracasso.
Desde o momento em que comecei a aplicar estas duas rotinas a minha produtividade “disparou”. Confesso que no início pensava: “mas como é que fazendo mais pausas iria produzir mais e melhor?”. Porém, rapidamente esta dúvida foi dissipada e os resultados não demoraram a aparecer.
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